作为卖方，您准备发票，要求从信用额购买的客户那里付款。作为买家，您可能还需要创建一些文件，例如采购订单（PO）。什么是采购订单？

继续阅读以了解采购订单的来龙去脉，如何创建它们以及发票和POS之间的区别。

什么是采购订单？

采购订单是购买者用来与卖方或供应商下订单的文件。POS细节基本购买数据，例如联系信息，日期，产品信息以及条款和条件。通常，采购订单是卖方接受协议后具有法律约束力的文件。

如果您需要购买小型企业清单，您可以通过创建PO来传达想要的内容。您应该制作您创建的PO的副本，并将其保存为记录。

另一方面，您可能会从客户，买家那里收到POS。当您收到PO时，请准备请求的产品进行交付或取货，与客户联系并开具发票。保留您的记录的采购订单并记录该过程。

采购订单与发票

许多人将购买订单与发票混淆。但是，了解采购订单和发票之间的区别是完成正确表格的关键。所以，什么是发票？

发票是一张帐单。买家创建POS以向卖家索取产品。卖家创建发票以要求购买者付款。

使用此视觉效果，查看POS和发票如何在采购订单过程中一起工作：

如何创建采购订单

作为买家，您需要知道在PO中包含哪些信息。

采购订单格式可能会有所不同，但您必须包括以下标准信息：

产品，数量和价格：列出有关要购买的产品的信息。包括您想要多少产品以及每个单元的价格。

总价：将您要订购的产品的价格加起来，并列出底部的总计。

日期：这可能很明显，但是您必须包括PO准备日期。

订购单号码：编号您的POS，以便您和卖方都可以跟踪它们。

买方联系信息：列出联系信息，例如您的姓名，公司名称，地址，电话号码和电子邮件地址。

卖方联系信息：列出卖方的姓名，公司名称，地址，电话号码和电子邮件地址。

送货细节：大多数卖家在收到采购订单后运送产品。包括您希望卖方将订单运送到的位置。或者，指定是否要接收订单。

采购订单条款和条件：PO的这一部分至关重要。指定卖方必须满足PO具有法律约束力的条款。包括条款和条件，例如价格，交货时间表（您期望收到订单）和付款到期日。

采购订单示例

这是一个PO的示例：

创建采购订单并更新您的书籍

选拔并发送PO时，请勿创建日记帐分录。相反，请等到您的条款和条件满足。

信用你应付账款收到发票后的帐户。支付订单后，通过借记应付帐款帐户来扭转原始日记帐分录。

如果您收到PO怎么办

从客户那里接收PO开始采购订单程序。

收到采购订单时，请根据条款和条件准备订单。

如果您将送货运送给买家，请在收到PO时通知他们。另外，当您发送订单时，让您的客户知道。考虑包括一个跟踪号码，以便买方可以在线跟踪货运。

买家收到订单后，您可以准备发票发送给他们。

将买家的PO保留在您的记录中。如果买方认为您不遵守采购订单条款和条件或犯错，则可以参考原始PO。并且，制作您为记录创建的发票的副本。这样，您知道买方付款何时迟到。

收到采购订单并更新您的书籍

那么，您什么时候应该在采购订单过程中更新会计书？

收到PO时，请勿创建日记帐分录。仅当您运送产品或购买者收到产品时（取决于PO条款和条件）时才创建日记帐分录。

发送订单后，借记您应收账款帐户。当您从买方那里收到付款时，请将您的应收账款帐户贷记以扭转原始日记帐分录。

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